Hallitse hetkesi – 10 keinoa ajanhallintaan sosiaalisessa mediassa

Miten kellään on aikaa toimia sosiaalisessa mediassa?

Aika, sen hallinta ja sosiaalinen media tulee usein koulutuksissa esille. Tällä kertaa ajan riittävyys kyseenalaistettiin, kun olin kouluttamassa Faban osaajia ja asiantuntijoita. Näillä nautakarjajalostuksen ammattilaisilla on omatkin työt tehtävänä, joten kysymys on tottakai aiheellinen jos sosiaalisessa mediassa toimimistakin odotetaan.

Henkilökohtaisesti olen huono vertailukohde ajanhallinnasta, sillä teenhän työni sosiaalisessa mediassa, mutta voin varmasti olla avuksi. Haluan antaa sinulle muutamia vinkkejä ja keinoja ajan hallitsemiseen, hillitsemiseen ja hyödyntämiseen sosiaalisessa mediassa. Voin käydä alla olevan listan kanssasi läpi myös vaikka etävalmennuksessa, jos niin haluat: tilaa etävalmennusta!

Hallitse hetkesi – 10 keinoa ajanhallintaan  sosiaalisessa mediassa

10 keinoa ajanhallintaan sosiaalisessa mediassa

Tavoitteet ja taktiikat

1. Aseta toiminnallesi tavoite, panokset ja mittarit

Päättömän haahuilun ensimmäinen ja aivan ehdoton lääke on tavoitteen asettaminen.

Mieti tarkasti mitä haluat toiminnallasi sosiaalisessa mediassa saavuttaa. Pyri siihen, että tavoite on kytketty liiketoimintaan: näin tavoitettasi osataan arvostaa myös organisaation muissa portaissa. Pidä kiinni tavoitteestasi!

Määritä myös itsellesi paljonko olet valmis aikaasi panostamaan ja kuinka mittaat menestystäsi.

2. Valitse palvelusi

Jos aikaa ei ole juuri nimeksikään, tee itsellesi suunnaton palvelus ja valitse sosiaalisen median palveluista vain ne itsesi kannalta olennaisimmat.

Valitse korkeintaan 5 palvelua, joilla on yrityksesi tai organisaatiosi kannalta merkitystä. Unohda Instagram, jos et näe sillä mitään merkitystä toimintasi kannalta. Panosta Facebookin ja Google+:n väliltä siihen, jossa oletat yleisösi olevan.

3. Delegoi

Joissain tapauksissa on täysin mahdollista delegoida osa sosiaalisesta mediasta toisille toimijoille.

Kun kysyin someajanhallinnasta Google+-seuraajiltani, Timo Kantola kertoi kuinka töissä viestinnän työntekijät hoitavat seurannan ja laittavat yhteenvetoja sähköpostiin aika ajoin. Pyri sinäkin tunnistamaan sosiaalisen median toiminnoistasi ne, jotka voisit teettää jollakulla toisella.

4. Käytä apuohjelmia ja -työkaluja

Apuohjelmat lyövät monta kärpästä yhdellä iskulla.

Minä suosin toiminnassani ohjelmaa nimeltä TweetDeck. Sen avulla pystyn seuraamaan useita  sosiaalisen median tilejä yhtäaikaa, ajastamaan viestejä, seuraamaan yksittäisen hashtagin ympärillä pyöriviä keskusteluita, piilottamaan virrasta tiettyjä sanoja sisältävät viestit jne. Olen kokeillut myös HootSuitea, joka on aikalailla vastaavanlainen aputyökalu. Etenkin keskusteluiden rajaaminen ulos hillitsee ajankäyttöäsi varmasti!

Ei toivottujen keskustelujen rajaaminen ulos TweetDeckin avulla.

Apuohjelmien käyttöönotto ei ole iso asia, toki pientä opettelua nekin vaativat, mutta väitän niiden helpottavan ajanhallintaasi.

5. Ajasta viestejäsi

Todellista ajanhaaskaamista on jakaa sisältöjä kun kukaan ei ole kuuntelemassa.

Selvitä siis esimerkiksi Twitter-yleisösi paikallaoloa apuvälineillä kuten When To Tweet tai Tweriod ja ajasta viestisi aikoihin, jotka sait selville. Ota selville koska on otollisin aika toimia. Etenkin ajastaminen kannattaa ottaa huomioon silloin, kun tiedossa on hiljainen aika, kuten loma tai oma tietokoneeton aikasi. Itseasiassa ajastamalla otat sosiaalisesta mediasta hieman lomaa ;)

Viestien ajastaminen onnistuu esimerkiksi HootSuiten tai BufferAppin avulla. Älä kuitenkaan unohda, että omien sisältöjesi lisäksi sosiaalinen media nojaa keskusteluun, jota ei ajastamalla pysty hoitamaan.

6. Kalenteri

Olen aiemminkin todennut, että asiantuntijaprofiili vaatii aikaa – ja käskytystä! Joten helpota omaa ajanhallintaasi tekemällä itsellesi merkinnät kalenteriin paitsi päivitysaiheista, myös tehtävistä joita hoitaa milloinkin.

Tee itsellesi selkeitä tehtäviä, jotta päätön haahuilu karsiutuisi minimiin. ”Tarkasta keskustelu LinkedIn-ryhmässä X”, ”Katso Google Alertsit aiheesta Y”, ”Päivitä Google+:aan tietoa Z:stä”, ”Kysy Twitterissä mielipiteitä Å:sta” jne. Muista laittaa kalenteriin myös valmiiksi tiedossa olevat aiheet: osallistumiset messuihin, tuotelanseeraukset jne.

Aseta itsellesi aikarajat! Varaa itsellesi 5 minuuttia aamuun ja suunnittele päivän sosiaalisen median toiminnot. Tee pieni to-do-lista, jotta päiväsi sosiaalisessa mediassa olisi suksee! Tee päivän lopussa 5 minuutin tarkastus: mitä tuloksia päiväsi sosiaalisessa mediassa tuotti? Lisa Buyer kehottaa käyttämään myös 1 minuutin per työtunti sosiaalisen median tsekkaamiseen blogiartikkelissaan 18 Minutes a Day to Social Media Time Management, lue se!

Avainasiat, avainsanat ja avainhenkilöt

7. Käytä listatoimintoja

Sekä Facebookissa että Twitterissä, kuin myös Google+:ssa on mahdollista ”lajitella” ystävänsä, tuttavansa ja seuraamansa henkilöt erilaisiksi listoiksi.

Suosittelen ajanhallitsijoita kokoamaan itselleen listoja henkilöistä nimenomaan eri aiheiden ympärille. Katso esimerkiksi vaikka Niku Hoolin Twitter-lista aktiivista Suoja Linja -ohjelman kommentoijista. Outi Lammi kertoi tehostavansa omaa ajankäyttöään somessa nimenomaan Twitter-listoilla:

Minä taas olen Facebookissa listannut ystäväni ja tuttavani muun muassa sen mukaan ovatko he yrittäjiä ja pystyn siis tsekkaamaan mitä nimenomaan ystäväpiirini yrittäjät ovat viime aikoina puuhanneet. Samoin voin kyseisen listan ansiosta viestiä halutessani vain heille. Opasmedia on julkisesti ”piirittänyt” Google+:ssa suomalaisia yrityksiä ja näin ollen tehnyt helpompaa niiden seuraamisesta ja niille viestimisestä Plussassa.

Mieti siis itsellesi olennaisia aihepiirejä, joiden ympärille listoja tehdä. Millaisia joukkoja sinun on kannattavaa seurata ja millaisille joukoille haluat viestiä.

8. Luo hälytyksiä kiinnostavista sisällöistä

On karu tosiasia, että suurin osa sosiaalisen median keskusteluista on ammattilaisviestinnän kannalta täyttä tuubaa – tarpeetonta.

Kaikkea ei voi mitenkään ehtiä silmäilemään läpi, joten suosittelen luomaan hälytyksiä kiinnostavista sisällöistä. Ilmaiseksi saat tehtyä hälytyksiä esimerkiksi Google Alertsin tai Social Mentionin avulla. Tilaa toimintasi kannalta olennaisten avainsanojen hakutulokset sähköpostiisi tai rss-syötteenä vaikka Google Readeriin, niin silmäiltävää on huomattavasti vähemmän.

Älä sorru hakulausekkeissa turhan geneerisiin ilmaisuihin, esimerkiksi minä hukkuisin tuloksiin jos etsisin termiä ”sosiaalinen media”. Sen sijaan kun teen tilauksen oheisen esimerkkikuvan mukaan, saan asiallisia tuloksia ja oikeita tilaisuuksia osallistua keskusteluun. Google Alertsissa toimivat samat hakuehdot kuin Googlessa muutenkin, eli voit määrittää esimerkiksi verkko-osoitteen josta lauseketta etsitään.

Google Alerts eli Ilmoitukset hakee puolestasi

9. Valitse viikon avainhenkilö ja -taho

Sosiaalisen median kauneus on tarkentamisessa, joten tarkenna sinäkin.

Sen sijaan, että huutelisit tyhjälle huoneelle tai mahdollisimman monelle, valitse itsellesi viikon (tai miksei kuukauden) avainhenkilö, -ryhmä tai -taho ja keskity asiasi kanssa siihen. Hae esimerkiksi Twitterissä kiinnostavan aihepiirin liittyviä henkilöitä ja pyri keskusteluun heidän kanssaan säännönmukaisesti koko viikon ajan. Älä sorru spämmäämiseen, vaan pidä keskustelu kontekstissaan!

Huomioi toki muitakin, mutta tavoitteitasi unohtamatta.

10. Mittaa – tiedä missä menet

Käytätkö aikasi hyvin ja tehokkaasti? Ellet mittaa, et voi tietää.

Sosiaalisen median toimintojen mittaamiseen on kasvava määrä erilaisia vaihtoehtoja käsipelistä Kloutiin ja TweetStatseista Pinreachiin. Näissä mitataan lähinnä vuorovaikutuksen määrää (tykkääminen, kommentit, eteenpäin jakamiset), joten sinun tulee käsipelillä kytkeä ne liiketoimintaasi. Kloutista saat muun muassa hieman suuntaa siitä millaisien aiheiden suhteen olet vaikuttava, jos mitään olennaista ei ilmaannu tiedät ainakin lisätä toimiasi!

Aseta itsellesi aikavälit jolloin mittaat. Muista merkitä ”mittaripäivä” myös kalenteriisi.

Lisää vinkkejä ajanhallintaan?

Onko sinulla jokin hyvä vinkki kuinka someaikaansa voisi hillitä, hallita ja hyödyntää? Kerro kommenteissa ideasi, käytännön kokemuksesi ja linkkisi hyviin blogiartikkeleihin aiheesta.

Zento on yhteisöllisen viestinnän asiantuntijayritys, joka on toiminut vuodesta 2003. Autamme asiakkaitamme viestimään verkossa ja toimimaan työntekijälähettiläinä.

Seuraa meitä:

Ota yhteyttä:

Zento Oy
Kuninkaankatu 30 B 9
FI-33200 Tampere

zento@zento.fi
040 5656 273