Hyvät sosiaalisen median ohjeet antavat luvan

Hyvät sosiaalisen median ohjeet antavat luvan

Ei ole ihan sama millaiset ne sosiaalisen median säännöt työpaikalla ovat. Jos halutaan ”päihittää” esimerkiksi Facebookin ystävien välistä viestintää korostava algoritmi, kannattaa aloittaa vaikkapa siitä, että ne ovat sosiaalisen median ohjeet eivätkä säännöt. Säännöillä kun on hivenen huono klangi.

Olin puhumassa Adato Energian järjestämillä energia-alan HR-päivillä siitä kuinka työntekijät rakentavat työnantajakuvaa sosiaalisessa mediassa. Puheenvuoroni jälkeen useampikin osallistuja tuli kiittelemään, että kylläpä olikin hyvä kuulla erityisesti ettei organisaation someohjeen kannata olla pitkä kokoelma kieltoja.

Millaiset ovat hyvät sosiaalisen median ohjeet?

Hyvä someohje tosiaan on kieltämisen sijaan kannustava. Työntekijät osaavat kyllä ihan itse asettaa itselleen kynnystä tähän hommaan riittävästi. Kokoelma kieltoja saa aikaiseksi ”parempi etten ryhdy tähän ollenkaan, ettei vaan satu mitään” -fiiliksen, jonka johdosta niitä työntekijälähettilyyden hedelmiäkään ei päästä korjaamaan.

Näppärät sosiaalisen median ohjeet voivat sisältää myös muuta tarpeellista, kuin sen oleellisimman. Ehkä esimerkiksi henkilökuntasi kaipaa

  • koostetta erityisesti käytettäväksi toivottavista hashtageista ja aiheista muutenkin
  • listaa organisaationne omista somevaikuttajista tileineen, mainitsemisen helpottamiseksi
  • kokoelmaa 3. osapuolen toimijoista, joihin halutaan kiinnittää erityishuomiota
  • vastaamista helpottavaa vuokaaviota
  • jne.

Niin ikään hyvä someohjeistus on saatavilla myös helposti sisäistettävissä muodossa, eikä vain intraan hautautuvana laajamittaisena dokumenttipakettina. Niin kuin esimerkiksi tässä on Nordean kuvamuotoinen ohje someiluun. Kevyt ja helppo, sekä ainakin minusta — täysin ulkopuolisesta — nordealaisen näköinen.

 

Kieltoja vai kehotteita?

Kielto vai kehoite? Sillä on väliä työntekijöiden someiluun voimauttamisessa. Yllä oleva someilun huoneentaulu ei sisällä yhtä ainoaa ”älää”, vaikka puhutaankin esimerkiksi pankkisalaisuudesta sekä murjottamisesta ja motkottamisesta.

  • ”Muista” on käskynä ainakin minusta tehokkaampi kuin ”Älä unohda”. Mieluummin käsketään toimintaan, jonka halutaan tapahtuvan.
  • ”Ole” osoittaa luottamusta enemmän kuin ”Älä”. Kehoitus olla vaikkapa oma itsensä sanoo ainakin minulle, että ”sinä omana itsenäsi olet organisaatiosta hyvä ja osaava, go for it!”

Klikkiotsikoissa negatiivinen sanasto epäilemättä tuottaa enemmän klikkauksia kuin positiivinen, mutta someohjeen tarkoitus on toinen. Sen tarkoitus on saada niihin somea vähän vielä pelkääviinkin työntekijöihin luottamus, että he pystyvät ja organisaatio luottaa siihen.

Ymmärrät varmasti, että ei tunnu varsinaisesti luvalta toimia, jos on pelkkää kieltoa ja peloitetta toisen perään?

Anna lupa esittelemällä sosiaalisen median ohjeet kunnolla

Puhuin CMAD 2018 -tapahtumassa organisaation henkilökunnan aktivoimisesta sosiaalisen median hyödyntämiseen ja ensimmäinen 1+10 vinkistäni oli luvan antaminen. Ettei vaan anneta ymmärtää luvan olevan olemassa, vaan ymmärretään antaa lupa: vaikka someohjeen muodossa.

Lupa ei myöskään ole vielä se, että ohjeet huoneentauluineen ovat olemassa. Ne pitää myös esitellä käyttäjilleen ja esimerkiksi kertoa mitä hyötyä sosiaalisen median hyödyntämisestä heille itselleen on.

 

Tietysti organisaation sosiaalisen median ohjeet tulisi löytyä myös versiona, josta selviävät erilaiset säädökset (esimerkiksi brändiä ja tuotteita koskevia ohjeita) sekä salassapito-ohjenuorat, puhumattakaan rooleista, mahdollisista lakiteknisistä asioista ja turvallisuusasioista. Työntekijöiden joka päiväiseen käyttöön kuitenkin riittää huoneentauluversio.

PS. Muun muassa ne Facebookin algoritmin ainaiset muutokset ovat hyvä syy pyyhkäistä pölyt pois someohjeesta.

Pölyt pois someohjeesta – Kela näyttää esimerkkiä!

Pölyt pois someohjeesta – Kela näyttää esimerkkiä!

Onko sinunkin työpaikkasi someohje haudattu intranetin uumeniin? Jos ohje on olemassa niin milloin viimeksi olet vilkaissut sitä? Onko siinä kieltoja vai kannustusta?

Tällaisten kysymysten kanssa painiskellaan monessa yrityksessä ja organisaatiossa. Kela näytti esimerkkiä julkishallinnon organisaatioille ja rakensi pala palalta uuden someohjeen, jonka tehtävä on innostaa ja kannustaa Kelan asiantuntijoita viestimään somessa. Koko projektin priimusmoottorina toimi Kelan someviestinnästä vastaava asiantuntija Olga Gassen.

Hyvälle someohjeelle tuli tarvetta, kun kelalaisia ryhdyttiin voimallisemmin kouluttamaan viestimään somessa. Olga kääri hihat vuoden alussa ja on tämän vuoden aikana vetänyt jo yli 50 talon sisäistä someklinikkaa ja saanut avainhenkilöt innostumaan.

– Someklinikoilla koulutetaan ja innostetaan kelalaisia rakentamaan omaa asiantuntijuuttaan viestimällä somessa. Tästä näkökulmasta katsottuna vanha someohje ei toiminut, sillä se perustui älä tee sitä ja älä tee tätä -tyyppisiin kieltoihin. Jotta asiantuntija rohkaistuu viestimään, hän tarvitsee kannustavaa ohjeistusta, jossa annetaan myös konkreettisia neuvoja.

Uuden someohjeen luominen on Kelassa ollut pitkä prosessi, joka alkoi brain storming -sessioista Olgan, viestintäpäällikkö Minna Latvalan ja markkinoinnista vastaavan Pauliina Venäläisen kesken. Kirkas tavoite oli innostaa kelalaiset viestimään omista töistään, mikä hyödyttää niin Kelaa kuin asiantuntijaa itseään.

Someohjeen luonnosta katsottiin läpi usealla eri kokoonpanolla, kunnes siihen alkoi pikkuhiljaa muokkautua olennaisimmat asiat. Tämä työporukan osallistaminen ohjeen tekemiseen varhaisessa vaiheessa on hyvä keino myös sitouttaa ihmiset käyttämään uutta ohjeistusta. Ohjeiden viimeisessä työvaiheessa ja kuvan tuotannossa Kela käytti myös talon ulkopuolisia asiantuntijoita.

Johdon sitoutuminen oleellista

Olgan oma henkilökohtainen missio on sekä tuoda Kelaan lisää iloa ja positiivista energiaa että saada johto someen ja kelalaiset kehittämään siellä omaa asiantuntijuuttaan. Olga on kulkenut some-apostolina talon sisällä eli käytännössä jalkautunut myös johtajien luokse ja ohjannut heidät kädestä pitäen viestimään somessa.

– Lähtökohtana someohjeen tekemisessä oli se, että ei saada ohjetta hyvin läpi, jos johto ei ole siihen sitoutunut. Otin tehtäväkseni sparrata ja rohkaista myös meidän johtoa someen.

– Johdon sitouttamisessa on auttanut myös se, että erityisesti viestintäjohtaja Pipsa Lotta Marjamäki on tukenut ja kannustanut mua. Olen tuntenut, että mulla on ”omat” tukijoukot taustalla.

Oma persoona ja osaaminen peliin

Olgan mielestä talon sisäisillä viestinnän asiantuntijoilla on tärkeä rooli, kun lähdetään sitouttamaan johtoa mukaan someviestintään. Hänellä on siihen toimiva resepti:

– Ensinnäkin toimi itse hyvänä esimerkkinä. Sitten varaa aika palaveriin ja kerro mitä hyötyä johtajalle on someviestinnästä ja miten se hyödyttää koko organisaatiota. Tämä on sitä mindsetin muokkausta. Sen jälkeen ohjaa kädestä pitäen johtaja luomaan oma profiili ja viestimään somessa asiantuntijana.

– Mä olen laittanut tässä hommassa koko persoonani ja osaamiseni peliin. Johtajalla ei ole aikaa lähteä lukemaan kokonaisia oppaita miten kannattaa somessa viestiä.

Hyvä kannustin johtajalle on myös oma henkilökohtainen somestrategia, jonka Olga on myös joillekin johtajille tehnyt. Strategiaan liittyy tulosten mittaaminen ja kun johtaja näkee, miten laajalle hänen viestinsä on levinnyt, niin se lisää kummasti motivaatiota.

– Meillä johto innostui entisestään, kun esittelin myös Twitter-analytiikkaa.

Someohjeen jalkauttaminen

Miten varmistetaan, että uusi someohje otetaan käyttöön ja se juurtuu osaksi jokapäiväistä viestintää?

Ensimmäinen asia Kelassa oli, että otetaan mukaan mahdollisimman laaja porukka ohjeen suunnitteluun. Toinen asia on pitää huolta, että ohje on tarpeeksi ytimekäs ja sisältää vain ne olennaisimmat asiat. Tämä varmistetaan vielä tiivistämällä ohje yhteen kuvaan. Kolmas asia on ohjeen tehokas lanseeraus.

 

Kelan someohje
Someohje sisäistetään paremmin kun kerrot sen yhdellä kuvalla. Kelaa miten viestit somessa on siitä hyvä esimerkki.

 

– Me päätimme järjestää somestartit, joissa julkaistaan isosti uusi ohje pääjohtaja Liisa Hyssälän johdolla ja innostetaan porukkaa käyttämään sitä. Ensimmäinen startti pidettiin kaikille Kelan esimiehille ja toinen startti kaikille kelalaisille. Somekouluttajamme Hanna Takala Zentosta piti molemmille ryhmille sopivat palopuheet. Molemmat startit videoitiin ja kelalaiset näkivät ne eri puolilla Suomea.

Kuvallinen someohje on Olgan mielestä tehokkaampi, sillä sen voi laittaa esimerkiksi oman työkoneen taustakuvaksi. Ja kun someohje tehdään oppaan muotoon, niin sen voi halutessaan myös siististi tulostaa vihoksi, jota voi pitää työpöydällä aina saatavilla.

Jatkossa Kela aikoo varmistaa someohjeen ajanmukaisuuden päivittämällä ohjetta kerran vuodessa.

Someohje osana jokapäiväistä viestintää

– Someohjeella on valtava merkitys Kelan jokapäiväisessä viestinnässä juurikin siksi, että niin monia kiinnostaa oman asiantuntijuuden kehittäminen, mutta ei uskalleta lähteä liikkeelle kun ei tiedetä varmasti että mitä saa ja mitä kannattaa tehdä somessa.

Palaute on Olgan mukaan ollut ihan loistavaa henkilökunnalta, koska koetaan, että nyt on jokaisella mahdollisuus lähteä kehittämään omaa asiantuntijuuttaan.

– Kelassa koettiin tosi positiivisena se, että someviestinnän keskiössä ei ole organisaatio vaan yksittäinen kelalainen ja me haluamme että nimenomaan työntekijä viestii. Viestintä kelalaisen kasvoilla menee niin paljon tehokkaammin perille kuin viestintä organisaation logon takaa.

Kelassa porukan someviestinnän tukeminen jatkuu mm. niin, että heillä on joka toinen tiistai someklinikka, jossa osallistujilla on mahdollisuus kysyä ja saada uusia vinkkejä viestintään.

– Lisäksi meillä on kelalaisten kesken salainen Facebook-ryhmä eli Kelan someritarit, jossa on yli 200 jäsentä. Siellä vinkataan ajankohtaisia juttuja ja se toimii hyvin sparrausfoorumina. Me valitsimme yhteiseksi viestintäkanavaksi juuri Facebookin, koska kelalaiset käyttävät sitä eniten ja kokevat sen käteväksi välineeksi, jossa kaikilla tasapuolisesti on mahdollisuus viestiä, myös työajan jälkeen. Ryhmässä on kevyttä keskustelua Kelan asioista ja somesta.

Lopuksi vielä Olgan 3 vinkkiä liittyen someohjeen tuotantoon ja asiantuntijoiden someviestintään:

  1. Sitouta johto!
  2. Motivoi ja kannusta oman esimerkin kautta!
  3. Tuo esiin hyödyt yksilölle eikä niinkään organisaatiolle!

 

Valokuva: Annika Söderblom

Zento on yhteisöllisen viestinnän asiantuntijayritys, joka on toiminut vuodesta 2003. Autamme asiakkaitamme viestimään verkossa ja toimimaan työntekijälähettiläinä.

Seuraa meitä:

Ota yhteyttä:

Zento Oy
Rautatienkatu 21B
FI-33100 Tampere

zento@zento.fi
040 5656 273