Onko työntekijälähettilyys koskaan ollut näin tärkeää kuin nyt?

Onko työntekijälähettilyys koskaan ollut näin tärkeää kuin nyt?

”Luottamus on vaikein saada, arvokkain pidellä ja helpoin menettää.” Näin lukee post-it-lapulla työpisteeni seinällä. Luottamus on kuitenkin kuluneen vuoden aikana monin paikoin menetetty. Luottamuksen rapistuminen on avainsyy työntekijöiden aidon viestinnän tarpeellisuudelle, sillä juuri työntekijälähettiläs kasvattaa luottamusta viestimällä oikeista asioista oikeilla tavoilla.

Useampikin kollega ennusti Kurion somemarkkinoinnin trendit 2017 -tutkimuksessa, että työntekijälähettilyys sanana hiipuu unholaan. Trendinä ja sanana sen sopiikin mennä (koska siis minun lupaanihan se vain odotteli), mutta toimintana se ei ole ehkä koskaan ollut merkittävämpää kuin vuonna 2017!

Miksi työntekijälähettilyys on merkittävää juuri nyt? Vuoden 2017 Edelman Trust Barometerin mukaan luottamus on kriisissä. Luottamus siihen, että intituutiot toimivat oikein, on rappeutunut. Ilmassa on tunne epäoikeudenmukaisuudesta ja toivottomuudesta sekä luottamuspula nykyisiä auktoriteettejä kohtaan. Eletään kaikukammiossa, jossa totuus on menettänyt merkityksensä.

Keneen enää luotetaan?

Jos valtiojohto, media, elinkeinoelämä ja jopa kansalaisjärjestöt ovat menettäneet luottamuksensa, niin miten on sitten niiden työntekijöiden laita?

Luottamus organisaation kaikkiin puolestapuhujiin on laskenut: merkittävimmät menetykset luottamuksessa ovat kokeneet toimitusjohtaja sekä johtokunta. Ikävä kyllä ihmiset ovat saaneet tarpeekseen myös asiantuntijoista.

Luottamus kaikkiin viestijöihin on laskenut.

Huomaa kuitenkin, että pienin muutos luottamuksessa koskee ”kaltaistani henkilöä” eli asiantuntijat nauttivat toisten asiantuntijoiden luottamusta ja toimitusjohtajat toisten toimarien luottamusta. Jotta yleisön luottamusta saataisiin vahvistettua, kannattaa pyrkiä tukemaan erityisesti ostajapersoonianne vastaavia työntekijäbrändejä.

Työntekijälähettiläänä omassa verkostossa toimiminen on nyt hyvin tehtynä hoitokeino! Työntekijälähettiläs kasvattaa luottamusta.

Mitä työntekijälähettilään kannattaa viestiä?

Nyt viimeistään pitää kuitenkin tajuta se, että työntekijäbrändiä ei tule hassata organisaation viestien papukaijana toistamiseen. Luottamusta ei rakenneta tuuttaamalla.

Luottamus järjestelmän luhistumiseen uskovien mielissä rakennetaan pitämällä pesä puhtaana. Työntekijälähettiläs kasvattaa luottamusta kertomalla omin sanoin, omalla äänellä asioista, joista kaivataan aitoa vahvistusta.

Luottamus luodaan viestimällä tietyistä asioista

Yllä olevassa kuvassa ovat ne asiat, joista työntekijöiden olisi nyt hyvä viestiä verkostoilleen. Kuten olen aiemminkin sanonut, työntekijälähettilyys kumpuaa hyvästä työpäiväkokemuksesta. Nyt se työhyvinvointi on vieläkin suuremmassa osassa, sillä se on tärkeää työntekijöidenne lisäksi myös yleisölle.

Eli käytännössä työntekijöiden viesteihin kaivataan ainakin tätä:

  • Käytännön kokemukset ja tarinat siitä, että työntekijöitä kohdellaan hyvin
  • Ei mainosmaista vaan esimerkiksi tarinamaisiin caseihin perustuvaa tietoa tarjolla olevista korkealaatuisista tuotteista ja palveluista
  • Näytetään eri tavoin käytännössä myös muille, kuinka kuunnellaan asiakkaita

Työntekijä on luotetuin tiedonlähde erityisesti työntekijöiden ja asiakkaiden kohtelua koskevissa asioissa, mutta myös kaikissa muissa kategorioissa!

Työntekijä on luotettavin lähde kaikissa aihekategorioissa

Huomaa kuitenkin, että henkilökohtainen kokemus on aavistuksen dataa uskottavampaa ja suorapuheisuus päihittää kohteliaisuuden sekä diplomaattisuuden. Eli tarkoitan tosissani sitä rehellistä tarinointia! Spontaaniudesta on myös hyötyä, kun puhutaan siitä tuntuuko tieto oikealta.

Tarina päihittää datan

Millä välineillä työntekijälähettiläs kasvattaa luottamusta?

Myös viestintään käytettävällä välineellä on nyt väliä luottamuksen kannalta. Ikävä kyllä perinteinen media ei ole ainoa, joka on kokenut menetyksiä luottamuksen saralla, vaan myös sosiaalisen median pisteet ovat laskeneet.

Informaation lähteenä kannattaa mielestäni — erityisesti työntekijälähettilyyden ollessa kyseessä — huomioida hakukoneet, joiden luotettavuuspisteet ovat kasvaneet yhdessä ”vain verkossa” -median sekä omistetun median kanssa.

Sosiaalinen media on menettänyt luotettavuuttaan, työntekijälähettiläs kasvattaa luottamusta esimerkiksi bloggaamalla

Tulkitsisin tätä sinuna niin, että kaikkia organisaation viestijöitä kannattaa kannustaa kertomaan siitä omasta työpäiväkokemuksesta, luotettavista tuotteista sekä asiakkaiden kuuntelemisesta erityisesti sellaisilla sisällöillä, joilla on mahdollisuus osua hakukoneisiin. Hakukoneoptimoinnin kannalta parhaista sisältöformaateista kannattaa tsekata vaikkapa Mozin video The 10 Types of Content That Work Best for SEO.

Työntekijöiden viestintää verkkosivuillanne voisi minusta tapahtua tuolta 10 kohdan listalta ainakin näissä muodoissa:

  1. Säännöllisesti ilmestyvät blogiartikkelit
  2. Yksityiskohtaiset ja informaatiorikkaat listat
  3. Monisivuiset oppaat
  4. Visualisoitu data tai muu monimutkainen tieto
  5. Video

Toki tuo visualisoitu data kannattaa kuvana julkaista myös niissä sosiaalisen median kanavissa, kannattaa kokeilla esimerkiksi animoitu GIFiä Twitterissä. Videoitakin julkaisisin niille omistetuissa kanavissa. Nämä sitten taas kannattaa upottaa verkkosivuille, vaikkapa blogisisällön joukkoon.

Nyt on korkein aika keskittyä työntekijöidenne ääneen, viestiin ja viestinnänvälineisiin.

Artikkeli on julkaistu 3.2.2017 englanniksi Smarpin blogissa otsikolla Has Employee Advocacy Ever Been More Important? 

Työntekijäbrändi syvenee näillä 3 viestintävinkillä

Työntekijäbrändi syvenee näillä 3 viestintävinkillä

Työntekijäbrändäys sietäisi persoonalla maustetumpaa viestintää.

Keskustelimme vanhan työkaverini Tiinan kanssa siitä millaista sisältöä siivouspalvelujen työntekijä voi sosiaaliseen mediaan tuottaa, jos hänellä on siihen mahdollisuus. Heitin keskusteluun esimerkiksi tämän mieleeni tiukasti juurtuneen esimerkin Lassila & Tikanojan työntekijältä:

This is how we do it ! 😂💪🏼 Friday feeling at work 😏 #lassilatikanoja #workhard #teamcool with @tinjaemily

Video, jonka Anni-Veera Dahlqvist (@anniveeradv) julkaisi

Jäin keskustelumme jälkeen miettimään, että työntekijöitä ei pitäisi johdattaa toimimaan vain työnsä lähettiläinä vaan heitä kannattaa ohjata reippaammin heitä itseään vahvistavaan viestintään. Olen toivonut, että työntekijäbrändäys olisi luonnollinen osa työntekijälähettilyyttä, mutta ehkäpä sen osuutta pitää voimistaa!

Tietysti mitä ammattitaitoisemmalta työntekijänne näyttää sitä ammattitaitoisemmalta vaikuttaa myös organisaationne. Työntekijät ovat kuitenkin muutakin kuin työpaikkansa ja kehtaan väittää, että sisällön kiinnostavuus kumpuaa useimmiten juuri siitä muusta. Niinpä sillä muulla sopii maustaa se ammattitaitoisuus.

3 viestintävinkkiä, joilla vahvempi työntekijäbrändäys onnistuu

Olen nyt oppinut, että tuon energisen siivoussession julkaissut Anni-Veera Dahlqvist on tanssija. En tiedä miten Lassila & Tikanoja on työntekijöitään somen käyttöön voimauttanut, mutta mitähän olisi käynyt jos sitä omaa erikoismaustetta (tässä tapauksessa tanssia) olisi vahvasti kannustettu käyttämään? Video, jossa siivous morfautuu hetkellisesti kahden nuoren naisen taidokkaasti koreografioiduksi hiphopiksi ja takaisin, olisi varmasti molemmille brändeille pelkästään vielä voimallisempaa plussaa.

Ei siis sillä, että tuon videon olisi tarvinnut olla yhtään sen suunnitelmallisempi kuin se oli, mutta olisiko se ollut joltakulta todella poiskaan?

Millä keinoilla sisältöön saadaan lisää sitä työntekijää, hänen persoonallisuuttaan? Ei pidä opettaa vain sosiaalisen median välineitä ja organisaation someohjeita, vaan vahvaa viestimistä.

Anna esimerkiksi seuraavia vinkkejä työntekijöillesi tai kollegoillesi:

1. Kiinnostu aiheestasi

Jos sinua itseäsi ei kiinnosta käsittelemäsi aihe, miten myöskään haluamasi yleisö kiinnostuu aiheesta juuri sinun kauttasi? Hankalampi juttu, jos kyseessä on juuri se aihe, jota sinä tekemisilläsi yrität myydä.

Tähän oman kokemukseni mukaan auttaa se, että tutkit sitä asiaa niin maan perusteellisen syvällisesti, että löydät siitä jotain uutta ja kiinnostavaa. Uusia tuloksia, caseja, työkaluja, tapoja tehdä, mitä tahansa mikä saa sydämesi väpättämään uudestaan aiheelle. Sitten vasta tuotat siitä sisältöä!

Sisällytä mukaan niitä löytämiäsi kiehtovia faktoja. Sirottele niitä pitkin poikin niin kuin nonparelleja!

2. Kirjoita kuin puhuisit

Tämän pointti ei ole se, että sisällöstä parhain on kirjoitettua vaan se, että käytät omaa ääntäsi. Kuulosta omalta itseltäsi, olipa sisältöformaattisi mikä tahansa. Pysy uskollisena omalle tyylillesi, olipa se tanssi tai totaalikieltäytyminen adjektiiveistä.

Eikä tämä tarkoita sitäkään, että jokainen niinkuttelu ja totattelu on hyvä upottaa mukaan. Niistä kannattaa puheessakin opetella ulos, vaikkapa vahvan videoiden kuvauskuurin kautta!

Tarkastele sitä synnyttämääsi sisältöä sen kautta, että toimisitko somen ulkopuolella samoin. Kuulostaisitko samalta, näyttäisitkö samalta? Jos haluat kaiken kaikkiaan kehittää kuulumistasi ja näyttämistäsi, laajenna esimerkiksi sanavarastoasi kuluttamalla aktiivisesti kulttuuria kuten kirjoja.

3. Kerro tarina

Vain jöröjukat eivät lämpene tarinoille! Ujuta sisältöösi vähän viihteellisempi tarinan kappale eli anekdootti ja vaikutat jopa vastaanottajan aivotoimintaan.

Yksinkertaisimmillaan tarinankerronta sisällössä on sitä, että pohjustat asiasi kertomalla keskustelusta, jota kävit työkaverisi kanssa jokin aika sitten ja mitä sen jälkeen tapahtui. Jos haluat käyttää tarinankerrontaa vielä voimakkaammin välineenä, opettelet rakentamaan asiastasi sankarin, jolla on eeppisiä matkoja kuljettavanaan.

Helposti pääset alkuun jo kolmella sanalla: JA, MUTTA ja SIKSI. Tilanne, konflikti ja ratkaisu. Alustus, nyrjäytys ja isku! Jos saat tarinallasi esiin sykkivän tunteen, vielä parempi.

Työntekijäbrändäys on työntekijöiden toimien suuntaamista organisaation linjan mukaiseksi

Kannattaa kuitenkin pitää tiukasti mielessä, että tulokset eivät ole kovin kummoisia mikäli työntekijä yritetään survoa tiettyyn muottiin. Sen sijaan hänelle kannattaa hyvinkin antaa vakaampi lupa sen oman osaamisen ja persoonallisuuden käyttöön viestiessään. Ohjataan häntä kontakteilla kohti haluttua linjaa.

Sellainen luottamus nimittäin myös sitouttaa ja hyvin sitoutuneet tekijät ovat 38 % todennäköisemmin keskimääräistä tuotteliaampia. Sitoutumiseen sijoittaminen kasvattaa voittojakin.

Tämä tarkoittaa myös sitä, että organisaation linjan kannattaa joustaa ja elää. Sen kannattaa juhlia niitä kykyjä, joita siellä omissa riveissä on. Lassila & Tikanojakin tekee niin.

PS. Jos työntekijäbrändäys kiinnostaa organisaatiota, kannattaa kannustaa esimerkiksi viestintäosastoa auttamaan työntekijää viestimisessä.

Sosiaalinen media 2017 — mitä minä siltä toivoisin?

Sosiaalinen media 2017 — mitä minä siltä toivoisin?

Sosiaalinen media 2017 tuo epäilemättä uutta tullessaan ja vie varmasti jotakin mennessäänkin (ennustavat Twitteriä). Kannattaako sinun juosta trendien perässä vai keskittyä viestimään kunnolla?

Tähän aikaan vuodesta muun muassa eri tavoilla sosiaalisen median kanssa touhuavilla yrityksillä on tapana ennustaa tulevan vuoden sometrendejä. Minä ajattelin ennustusten sijasta esittää toivomuslistan, josta sinä voit vaikka muodostaa sitten uudenvuodenlupauksesi kun valitset sen kunnolla viestimisen tien.

Sosiaalinen media 2017, mitä minä siltä sosiaalisen median käyttöä kouluttavana ja viestintää valmentavana toivon?

Enemmän hyvän sisällön kierrätystä ja uudelleenjulkaisua

Se nyt vaan on tyhmää käyttää hyvä sisältö vain kertaalleen. Sisällön julkaiseminen uudelleen esimerkiksi eri formaateissa, täydennettynä tai päivitettynä vähentää sitä paitsi sisällönluomispaineita! Formaatteihin sosiaalinen media 2017 tuo esimerkiksi live-audio Facebookissa.

Kaikesta siitä sisällöstä, joka kestää aikaa edes pikkuisen paremmin kuin 3 päivää, kannattaa pitää ”varastokirjanpitoa”. Hyviä sisältöponnistuksiakin kannattaa muistaa jakaa omille verkostoille muutenkin kun heti julkaisun jälkeen.

Tämä ei koske pelkästään vaikkapa kotisivujen tai blogin sisältöä, vaan myös somepalveluihin laitettavia tilapäivityksiä: ne saavat toisaalle upotettuina uuden elämän. Ehkä myös työntekijöiden luomia sisältöjä voidaan toisissa formaateissa hyödyntää organisaation kanavilla?

Työntekijöille aitoa halua kertoa omasta osaamisestaan ja työpäiväkokemuksestaan

Organisaatioissa halu työntekijälähettilyyden hyödyntämiseen on ollut kova, koska työntekijöillä nyt vaan on eri verkostoa kuin organisaatiolla ja vaikkapa Facebookissa parempi viestien läpimeno kuin sivuilla jne. Jotkut saattavat edelleen kokea painostuksen tunnetta, josta päästään esimerkiksi sillä, että kunnioitetaan toisiamme tekijöinä!

Minä toivon, että tulevana vuonna viimeisissäkin organisaatioissa herätään siihen, että kun työntekijällä on hyvä olo työssään, kyllä hän mieluusti kertoo sekä työstään että hyvästä olostaan myös verkostolleen. Työkulttuurin yhteistuumaisen hakkeroimisen lisäksi kannattaa panostaa esimerkiksi toistenne henkilöbrändien tukemiseen ja kannustavaan someohjeeseen.

Työntekijälähettilyyden on kuoltava, jotta jokainen teistä voisi toimia ja vaikuttaa esimerkiksi asiakkaidenne somekokemukseen.

Kykyä keskittyä olennaiseen läsnäoloon

Sosiaalinen media 2017 tuo epäilemättä yhä useamman käsiin uusia välineitä kuten Facebook Live 360 -suoralähetykset ja LinkedInin chatbotin. Tullee täysin uusia välineitä ja vanhoihin uusia ominaisuuksia. Epäilemättä yritämme seurata nuorisoa johonkin uuteen värkkiin ja sen sellaista.

Vaikka uudet vempeleet epäilemättä tuovat viestintään uutta potkua, toivon kaikille voimaa keskittyä olennaiseen: tavoitteelliseen läsnäoloon tarpeellisissa kanavissa. Ole oikeasti läsnä siellä, missä asiakkaasi ovat. Tietysti olisi hyvä myös valikoida niistä välineistä ne, joissa on mukava osallistua ja osallistaa. Ei tarvitse olla kaikkialla kaikille!

Pysyttele erityisesti kartalla siitä mitä näissä valituissa välineissä tapahtuu, opettele olemaan läsnä yleisöllesi aina vain paremmin. Mieti mihin haluat heidän päätyvän profiilistasi, mieti miten saat heidän tarpeensa kiinni jne. Hallitse kunnolla pinnallisen hajauttamisen sijaan.

Ja voihan olla niin, että jotkut työntekijät kokevat mukavaksi rakentaa sitä omaa asiantuntijabrändiään kanavissa, joissa organisaatio ei viesti. Someohjeessa voisi olla hyvä ottaa huomioon myös se, miten näissä tilanteissa kannustetaan vaikkapa ristiinmarkkinointiin.

Mitä muuta sosiaalinen media 2017 toivottavasti on?

Toivon myös, että vaikka organisaatiot ja asiantuntijat helpottaisivat sosiaalisen median käyttöään vaikkapa automatiikalla, ei se automatiikka olisi automatiikan makuista. Niin ikään toivon, että kohdentaminen räätälöityihin yleisöihin hyödynnetään entistä paremmin. Toivon meidän kaikkien suomalaisten kykenevän sellaiseen toimintaan kuin sosiaalinen myynti.

Hanna Puro taas toivoo, että sosiaalinen media olisi aidompaa ja kannustavampaa. Siitä on helppo olla samaa mieltä, esimerkiksi toisten parjaaminen sisältönä nyt vaan on aika heikkoa.

Näitä minä valmentajana toivon ja näissä haluan tietysti sinua myös auttaa tulevana vuonna. Kerro mitä sinä toivoisit tai mitä ennakoit?

Miten voimaannuttaa työntekijä oikea-aikaiseen viestintään?

Miten voimaannuttaa työntekijä oikea-aikaiseen viestintään?

Jos nyt rehellinen olen, niin oikea-aikainen viestintä on se mitä yrityksiltä sosiaalisessa mediassa odotan. Käytännössä tarkoitan siis ketterää asiakaspalvelua, mutta myös oivaltavia vastasivalluksia.

Löysin elämääni uusia sankareita Nexterday Northissa. Strategi David Meerman Scott ja Zapposin kulttuurievankelista Jon Wolske puhuivat asiakaspalvelusta ja viestinnän oikea-aikaisuudesta. Jon Wolske toi keskustelussa esiin sen, että oikea-aikainen viestintä vaatii onnistuakseen työntekijöiden valtuuttamista ja voimaannuttamista.

Koska työntekijöiden viestinnän vahvistaminen on juuri se mitä minä haluan tehdä, pureudutaanpa hieman asiaan. Miten työntekijä valtuutetaan ja voimaannutetaan oikea-aikaiseen viestintään ja markkinointiin?

Mitä oikea-aikainen viestintä tarkoittaa?

Oikea-aikainen markkinointi (real-time marketing) tarkoittaa käytännössä reagoimista tässä hetkessä saapuvaan informaatioon. Tuo informaatio voi olla esimerkiksi asiakkaan viestintää tai aikalailla enemmän ennakoitavissa olevampi bränditapahtuma. Altimeter listasi 2013 6 erilaista käyttötapausta näin:

Mitä on oikea-aikainen viestintä ja markkinointi?

Viraaleiksikin päätyneet oikea-aikaiset markkinointireaktiot on pääasiassa tehty yritysten bränditileiltä, esimerkiksi Oreon reaktiosta vuoden 2013 Super Bowlissa tapahtuneeseen sähkökatkoon puhutaan vielä tänäkin päivänä. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö reagoija voisi olla yksittäinen työntekijälähettiläs, asiantuntijabrändi. Scott esitteli Nexterdayssa myös Eloquan toimitusjohtaja Joe Paynen blogireaktion kilpailijan ostosta. Molemmat näistä ovat reaktioita tuoreeseen uutiseen tai voihan olla, että jälkimmäinen on ollut jollain tasolla odotettavissakin oleva tapahtuma.

Oikeaoppista oikea-aikaisuutta eivät ole vain miljoonien näyttöjen ja ehkä myös miljoonien dollareiden viraalihitit, vaan esimerkiksi ketterä ja personoitu vastaus yksittäiselle asiakkaalle. Tai sitten oman organisaation tapahtumasta heitetyt hieman esikeitetyt livetweetit.

Tilanne voi tulla yllättäen, mutta se ei tarkoita sitä etteikö asiaan voisi jotenkin valmistautua.

Miten oikea-aikaisuuteen voi valmistautua?

Oleellista on tietysti se, että pohjatyöt kaikkea muutakin viestintää varten ovat kunnossa. Niin yrityksen tilejä kuin työntekijöiden henkilötason viestintää ajatellen. Seuraavien asioiden pitäisi saavuttaa kaikki organisaatiostasi viestivät:

  1. Tunne yleisösi: kaikkien käytössä on ostajapersoonat ja tieto siitä mikä ideaalisia ostajia kiinnostaa
  2. Ohjeista selkeästi: kaikilla on tiedossa tavoitteet ja minkälaisilla sisällöillä niihin milläkin kanavalla pyritään siis someohjeet ja viestintästrategia
  3. Kehitä osaamista: jokaisen läsnäoloa pidetään ajantasaisena valmennuksilla ja tuella
  4. Kerro saavutetuista tuloksista: jokainen saa tietoa siitä miten ponnistelut tuottavat niin pieniä kuin suuriakin tuloksia

Tietysti asiaa auttaa kummasti se, että organisaation kulttuuri on kunnossa ja työntekijä viihtyy. Oikea-aikainen viestintä on vauhdikasta riskinottoa, joten työntekijän perusfiiliksen pitäisi olla turvallinen. Uskallatko itse ottaa riskin, jos mahdollista mokaa ei pidetä teillä lahjana?

Varmista, että työntekijät välittävät siitä mistä sinäkin välität, tee reitti selväksi ja tule tieltä pois.

Miten työntekijä voi osallistua omalla henkilöbrändillään oikea-aikaisesti?

Harvemmassa organisaatiossa jokaisella työntekijällä on pääsyä esimerkiksi organisaation Twitter-tiliin tai Facebook-sivun ylläpitoon. Useimmiten heillä on käytössä omat sosiaalisen median tilinsä — työkäytössä useimmiten ehkä LinkedIn ja Twitter — ja kenties blogi.

Mitä hän voi siis tehdä, kun hänen tekee mieli vastata johonkin nyt? Hän voi tyynen rauhallisesti vastata.

Kynnyksen madaltamiseksi kannattaa antaa pienet peliohjeet. Esimerkiksi Symantecin eväät ovat tässä itselle esitettävässä kysymyspatterissa:

  • Luonko tarpeettoman riskin brändille?
  • Voiko tämä vaikuttaa brändiin ja/tai minuun negatiivisesti?
  • Haluaisinko isoäitini lukevan tämän?

Näytä kaikille onnistumisia, joita saatte aikaiseksi. Esimerkit rohkaisevat ja pienentävät kynnystä.

Mutta kuten sanottua, monet oikea-aikaisuudet helmet tapahtuvat juuri bränditileillä ja niitäkin varten olisi hyvä saada työntekijöiden ideat kiinni! Brändikanavissa osallistumista varten täytyykin sitten rakentaa jonkinlainen työnkulku.

Miten kelpuutetaan työntekijän idea oikea-aikaiseen viestintään?

Näkisin, että asiassa auttaa avoin kommunikaatio organisaation sisällä.

Keskustelun kulttuurin tueksi virittäisin työkalun, jolla kootaan teidän kannaltanne oikeaa dataa ja tietoa suoraan työntekijän taskuun automaattisesti. Käytännössä se sisältäisi siis jatkuvasti päällä olevia hakulausekkeita ideaaleja ostajia kiinnostavista asioista jne. Tarjoa kontekstiä heidän viestintänsä tueksi!

Tämän lisäksi tarvitaan jonkin väylä, jota pitkin työntekijä voi heti heittää sen oman sisältöehdotuksensa sisälle vaikkapa markkinointi- tai viestintäosastojen hyödynnettäväksi. Minusta tuon väylän pitäisi mahdollistaa eri sisältöformaatit, sillä ei ikinä tiedä miten valmis se asiantuntijan idea onkaan. Brändikanavien päätoimittajien elämää tietysti helpottaa, mikäli tuo väylä mahdollistaa sekä idean käyttämisen sellaisenaan että lisäkysymysten esittämisen ketterästi.

Tietysti olisi hyvä, että ponnisteluja arvostettaisiin näkyvästi ja itsenäinen ideointi sekä kehitys palkittaisiin. Ehkä joku aktiivinen ideoija esimerkiksi arvostaisi ihan jo sitäkin, että pääsisi osaksi bränditilien tiimiä ja niiden säännöllisiä sosiaalisen median ideantointipalavereita? Tai sitten järjestetään juhlat onnistumisten kunniaksi, niin kuin Pauliina Mäkelä #blogietkot-lähetyksessäni ehdotti!

Miten työntekijä — oman työnsä brändilähettiläs — siis voimautetaan oikea-aikaiseen viestintään? Tukemalla hänen viestintäänsä ja avaamalla keskusteluyhteys.

Pölyt pois someohjeesta – Kela näyttää esimerkkiä!

Pölyt pois someohjeesta – Kela näyttää esimerkkiä!

Onko sinunkin työpaikkasi someohje haudattu intranetin uumeniin? Jos ohje on olemassa niin milloin viimeksi olet vilkaissut sitä? Onko siinä kieltoja vai kannustusta?

Tällaisten kysymysten kanssa painiskellaan monessa yrityksessä ja organisaatiossa. Kela näytti esimerkkiä julkishallinnon organisaatioille ja rakensi pala palalta uuden someohjeen, jonka tehtävä on innostaa ja kannustaa Kelan asiantuntijoita viestimään somessa. Koko projektin priimusmoottorina toimi Kelan someviestinnästä vastaava asiantuntija Olga Tarsalainen.

Hyvälle someohjeelle tuli tarvetta, kun kelalaisia ryhdyttiin voimallisemmin kouluttamaan viestimään somessa. Olga kääri hihat vuoden alussa ja on tämän vuoden aikana vetänyt jo yli 50 talon sisäistä someklinikkaa ja saanut avainhenkilöt innostumaan.

– Someklinikoilla koulutetaan ja innostetaan kelalaisia rakentamaan omaa asiantuntijuuttaan viestimällä somessa. Tästä näkökulmasta katsottuna vanha someohje ei toiminut, sillä se perustui älä tee sitä ja älä tee tätä -tyyppisiin kieltoihin. Jotta asiantuntija rohkaistuu viestimään, hän tarvitsee kannustavaa ohjeistusta, jossa annetaan myös konkreettisia neuvoja.

Uuden someohjeen luominen on Kelassa ollut pitkä prosessi, joka alkoi brain storming -sessioista Olgan, viestintäpäällikkö Minna Latvalan ja markkinoinnista vastaavan Pauliina Venäläisen kesken. Kirkas tavoite oli innostaa kelalaiset viestimään omista töistään, mikä hyödyttää niin Kelaa kuin asiantuntijaa itseään.

Someohjeen luonnosta katsottiin läpi usealla eri kokoonpanolla, kunnes siihen alkoi pikkuhiljaa muokkautua olennaisimmat asiat. Tämä työporukan osallistaminen ohjeen tekemiseen varhaisessa vaiheessa on hyvä keino myös sitouttaa ihmiset käyttämään uutta ohjeistusta. Ohjeiden viimeisessä työvaiheessa ja kuvan tuotannossa Kela käytti myös talon ulkopuolisia asiantuntijoita.

Johdon sitoutuminen oleellista

Olgan oma henkilökohtainen missio on sekä tuoda Kelaan lisää iloa ja positiivista energiaa että saada johto someen ja kelalaiset kehittämään siellä omaa asiantuntijuuttaan. Olga on kulkenut some-apostolina talon sisällä eli käytännössä jalkautunut myös johtajien luokse ja ohjannut heidät kädestä pitäen viestimään somessa.

– Lähtökohtana someohjeen tekemisessä oli se, että ei saada ohjetta hyvin läpi, jos johto ei ole siihen sitoutunut. Otin tehtäväkseni sparrata ja rohkaista myös meidän johtoa someen.

– Johdon sitouttamisessa on auttanut myös se, että erityisesti viestintäjohtaja Pipsa Lotta Marjamäki on tukenut ja kannustanut mua. Olen tuntenut, että mulla on ”omat” tukijoukot taustalla.

Oma persoona ja osaaminen peliin

Olgan mielestä talon sisäisillä viestinnän asiantuntijoilla on tärkeä rooli, kun lähdetään sitouttamaan johtoa mukaan someviestintään. Hänellä on siihen toimiva resepti:

– Ensinnäkin toimi itse hyvänä esimerkkinä. Sitten varaa aika palaveriin ja kerro mitä hyötyä johtajalle on someviestinnästä ja miten se hyödyttää koko organisaatiota. Tämä on sitä mindsetin muokkausta. Sen jälkeen ohjaa kädestä pitäen johtaja luomaan oma profiili ja viestimään somessa asiantuntijana.

– Mä olen laittanut tässä hommassa koko persoonani ja osaamiseni peliin. Johtajalla ei ole aikaa lähteä lukemaan kokonaisia oppaita miten kannattaa somessa viestiä.

Hyvä kannustin johtajalle on myös oma henkilökohtainen somestrategia, jonka Olga on myös joillekin johtajille tehnyt. Strategiaan liittyy tulosten mittaaminen ja kun johtaja näkee, miten laajalle hänen viestinsä on levinnyt, niin se lisää kummasti motivaatiota.

– Meillä johto innostui entisestään, kun esittelin myös Twitter-analytiikkaa.

Someohjeen jalkauttaminen

Miten varmistetaan, että uusi someohje otetaan käyttöön ja se juurtuu osaksi jokapäiväistä viestintää?

Ensimmäinen asia Kelassa oli, että otetaan mukaan mahdollisimman laaja porukka ohjeen suunnitteluun. Toinen asia on pitää huolta, että ohje on tarpeeksi ytimekäs ja sisältää vain ne olennaisimmat asiat. Tämä varmistetaan vielä tiivistämällä ohje yhteen kuvaan. Kolmas asia on ohjeen tehokas lanseeraus.

 

Kelan someohje
Someohje sisäistetään paremmin kun kerrot sen yhdellä kuvalla. Kelaa miten viestit somessa on siitä hyvä esimerkki.

 

– Me päätimme järjestää somestartit, joissa julkaistaan isosti uusi ohje pääjohtaja Liisa Hyssälän johdolla ja innostetaan porukkaa käyttämään sitä. Ensimmäinen startti pidettiin kaikille Kelan esimiehille ja toinen startti kaikille kelalaisille. Somekouluttajamme Hanna Takala Zentosta piti molemmille ryhmille sopivat palopuheet. Molemmat startit videoitiin ja kelalaiset näkivät ne eri puolilla Suomea.

Kuvallinen someohje on Olgan mielestä tehokkaampi, sillä sen voi laittaa esimerkiksi oman työkoneen taustakuvaksi. Ja kun someohje tehdään oppaan muotoon, niin sen voi halutessaan myös siististi tulostaa vihoksi, jota voi pitää työpöydällä aina saatavilla.

Jatkossa Kela aikoo varmistaa someohjeen ajanmukaisuuden päivittämällä ohjetta kerran vuodessa.

Someohje osana jokapäiväistä viestintää

– Someohjeella on valtava merkitys Kelan jokapäiväisessä viestinnässä juurikin siksi, että niin monia kiinnostaa oman asiantuntijuuden kehittäminen, mutta ei uskalleta lähteä liikkeelle kun ei tiedetä varmasti että mitä saa ja mitä kannattaa tehdä somessa.

Palaute on Olgan mukaan ollut ihan loistavaa henkilökunnalta, koska koetaan, että nyt on jokaisella mahdollisuus lähteä kehittämään omaa asiantuntijuuttaan.

– Kelassa koettiin tosi positiivisena se, että someviestinnän keskiössä ei ole organisaatio vaan yksittäinen kelalainen ja me haluamme että nimenomaan työntekijä viestii. Viestintä kelalaisen kasvoilla menee niin paljon tehokkaammin perille kuin viestintä organisaation logon takaa.

Kelassa porukan someviestinnän tukeminen jatkuu mm. niin, että heillä on joka toinen tiistai someklinikka, jossa osallistujilla on mahdollisuus kysyä ja saada uusia vinkkejä viestintään.

– Lisäksi meillä on kelalaisten kesken salainen Facebook-ryhmä eli Kelan someritarit, jossa on yli 200 jäsentä. Siellä vinkataan ajankohtaisia juttuja ja se toimii hyvin sparrausfoorumina. Me valitsimme yhteiseksi viestintäkanavaksi juuri Facebookin, koska kelalaiset käyttävät sitä eniten ja kokevat sen käteväksi välineeksi, jossa kaikilla tasapuolisesti on mahdollisuus viestiä, myös työajan jälkeen. Ryhmässä on kevyttä keskustelua Kelan asioista ja somesta.

Lopuksi vielä Olgan 3 vinkkiä liittyen someohjeen tuotantoon ja asiantuntijoiden someviestintään:

  1. Sitouta johto!
  2. Motivoi ja kannusta oman esimerkin kautta!
  3. Tuo esiin hyödyt yksilölle eikä niinkään organisaatiolle!

 

Valokuva: Annika Söderblom

Zento on yhteisöllisen viestinnän asiantuntijayritys, joka on toiminut vuodesta 2003. Autamme asiakkaitamme viestimään verkossa ja toimimaan työntekijälähettiläinä.

Seuraa meitä:

Ota yhteyttä:

Zento Oy
Kuninkaankatu 30 B 9
FI-33200 Tampere

zento@zento.fi
040 5656 273