Hyvät sosiaalisen median ohjeet antavat luvan

Hyvät sosiaalisen median ohjeet antavat luvan

Ei ole ihan sama millaiset ne sosiaalisen median säännöt työpaikalla ovat. Jos halutaan ”päihittää” esimerkiksi Facebookin ystävien välistä viestintää korostava algoritmi, kannattaa aloittaa vaikkapa siitä, että ne ovat sosiaalisen median ohjeet eivätkä säännöt. Säännöillä kun on hivenen huono klangi.

Olin puhumassa Adato Energian järjestämillä energia-alan HR-päivillä siitä kuinka työntekijät rakentavat työnantajakuvaa sosiaalisessa mediassa. Puheenvuoroni jälkeen useampikin osallistuja tuli kiittelemään, että kylläpä olikin hyvä kuulla erityisesti ettei organisaation someohjeen kannata olla pitkä kokoelma kieltoja.

Millaiset ovat hyvät sosiaalisen median ohjeet?

Hyvä someohje tosiaan on kieltämisen sijaan kannustava. Työntekijät osaavat kyllä ihan itse asettaa itselleen kynnystä tähän hommaan riittävästi. Kokoelma kieltoja saa aikaiseksi ”parempi etten ryhdy tähän ollenkaan, ettei vaan satu mitään” -fiiliksen, jonka johdosta niitä työntekijälähettilyyden hedelmiäkään ei päästä korjaamaan.

Näppärät sosiaalisen median ohjeet voivat sisältää myös muuta tarpeellista, kuin sen oleellisimman. Ehkä esimerkiksi henkilökuntasi kaipaa

  • koostetta erityisesti käytettäväksi toivottavista hashtageista ja aiheista muutenkin
  • listaa organisaationne omista somevaikuttajista tileineen, mainitsemisen helpottamiseksi
  • kokoelmaa 3. osapuolen toimijoista, joihin halutaan kiinnittää erityishuomiota
  • vastaamista helpottavaa vuokaaviota
  • jne.

Niin ikään hyvä someohjeistus on saatavilla myös helposti sisäistettävissä muodossa, eikä vain intraan hautautuvana laajamittaisena dokumenttipakettina. Niin kuin esimerkiksi tässä on Nordean kuvamuotoinen ohje someiluun. Kevyt ja helppo, sekä ainakin minusta — täysin ulkopuolisesta — nordealaisen näköinen.

 

Kieltoja vai kehotteita?

Kielto vai kehoite? Sillä on väliä työntekijöiden someiluun voimauttamisessa. Yllä oleva someilun huoneentaulu ei sisällä yhtä ainoaa ”älää”, vaikka puhutaankin esimerkiksi pankkisalaisuudesta sekä murjottamisesta ja motkottamisesta.

  • ”Muista” on käskynä ainakin minusta tehokkaampi kuin ”Älä unohda”. Mieluummin käsketään toimintaan, jonka halutaan tapahtuvan.
  • ”Ole” osoittaa luottamusta enemmän kuin ”Älä”. Kehoitus olla vaikkapa oma itsensä sanoo ainakin minulle, että ”sinä omana itsenäsi olet organisaatiosta hyvä ja osaava, go for it!”

Klikkiotsikoissa negatiivinen sanasto epäilemättä tuottaa enemmän klikkauksia kuin positiivinen, mutta someohjeen tarkoitus on toinen. Sen tarkoitus on saada niihin somea vähän vielä pelkääviinkin työntekijöihin luottamus, että he pystyvät ja organisaatio luottaa siihen.

Ymmärrät varmasti, että ei tunnu varsinaisesti luvalta toimia, jos on pelkkää kieltoa ja peloitetta toisen perään?

Anna lupa esittelemällä sosiaalisen median ohjeet kunnolla

Puhuin CMAD 2018 -tapahtumassa organisaation henkilökunnan aktivoimisesta sosiaalisen median hyödyntämiseen ja ensimmäinen 1+10 vinkistäni oli luvan antaminen. Ettei vaan anneta ymmärtää luvan olevan olemassa, vaan ymmärretään antaa lupa: vaikka someohjeen muodossa.

Lupa ei myöskään ole vielä se, että ohjeet huoneentauluineen ovat olemassa. Ne pitää myös esitellä käyttäjilleen ja esimerkiksi kertoa mitä hyötyä sosiaalisen median hyödyntämisestä heille itselleen on.

 

Tietysti organisaation sosiaalisen median ohjeet tulisi löytyä myös versiona, josta selviävät erilaiset säädökset (esimerkiksi brändiä ja tuotteita koskevia ohjeita) sekä salassapito-ohjenuorat, puhumattakaan rooleista, mahdollisista lakiteknisistä asioista ja turvallisuusasioista. Työntekijöiden joka päiväiseen käyttöön kuitenkin riittää huoneentauluversio.

PS. Muun muassa ne Facebookin algoritmin ainaiset muutokset ovat hyvä syy pyyhkäistä pölyt pois someohjeesta.

Kuinka murskata vaanivat työntekijälähettilyyden haasteet

Kuinka murskata vaanivat työntekijälähettilyyden haasteet

Taannoinen Altimeterin raportti paljasti suurimmat työntekijälähettilyyden haasteet, joiden kanssa brändit joutuvat painimaan. Joukossa on isoja asioita, mutta ei mitään mitä et pystyisi päihittämään.

Luota minuun, jos tulet törmämään johonkin ongelmaan työntekijälähettilyysohjelmassasi, se on todennäköisesti joku seuraavista. Nämä haasteet ovat minulle tuttuja, joten annahan kun annan sinulle muutaman vinkin.

Työntekijälähettilyyden haasteet TOP 5

Seuraavat ovat ne viisi suurinta. On olemassa myös muita harkittavia asioita, mutta jos taklaat nämä, ne muut mahdolliset ongelmat saattavat hoitua kuin itsekseen.

Sisältöhaasteet

53 prosentilla yrityksistä on vaikeuksia tarjota jaettavaksi oikeaa sisältöä.

Sisältöjä luodessa on avainasia muistaa ostajapersoonien käyttö. Kannattaa myös hyväksyä hyvissä ajoin, ettei kaiken sisällön tarvitse olla brändin omaa. Terve sisältömix voi sisältää jopa 2/3 kuratoitua kolmansien osapuolien sisältöä.

Älä yritä tehdä kaikkea itse, rohkaise myös työntekijöitä luomaan ja ehdottamaan sisältöä. Itseään ruokkiva sisältöjärjestelmä voi auttaa sinua myös muiden haasteiden kanssa.

Työntekijöiden motivointivaikeudet

49 prosentilla on vaikeuksia pitää työntekijät motivoituneina.

Työntekijöiden motivaation puutteelle on monta syytä. Ehkä he saavat jakamisen suhteen ristiriitaisia ohjeita tai heitä ei ohjeisteta ollenkaan. Ehkä he eivät pysty seisomaan jaettavaksi tarjoillun sisällön takana. Heitä todennäköisesti huolettaa, että lähettilyys kartoittaa heidän ystävänsä ja seuraajansa.

Auta heitä kuuntelemalla heidän tarpeitaan, anna selkeitä ohjeita ja anna heidän osallistua ohjelman suunnitteluun sekä ylläpitoon! Motivaatio syntyy heidän hyvästä työpäiväkokemuksestaan ja se taas syntyy hyvästä kulttuurista.

Jos vain heität työntekijälähettilään syvään päähän ei ole ihme, jos motivaatiossa on puutteita. Selvitä mikä juuri sinun työntekijöitäsi pitelee.

Ohjelman pieni osallistumisprosentti

Jopa 47 % brändeistä kärsii pienestä osallistumisprosentista.

Yksi suurimmista työntekijälähettilyyden haasteista on se, että työntekijät haluavat pitää yksityisen elämänsä erillään työstä. Suosittelenkin, että aloitat rohkaisemalla ja valmentamalla heitä ensisijaisesti LinkedIniin. Tarjoa valmennusta myös muihin avainpalveluihin, sillä vähäinen sosiaalisen median käyttö on myös hidaste. Auta työntekijöitäsi ymmärtämään työntekijälähettilyyden arvo ja mahdolliset hyödyt.

Katso myös peiliin. Oletko sinä työntekijälähettiläs? Entäpä mitä asian suhteen tapahtuu johtoportaassa?

Johdon sitoutuminen ja ryhmittyminen

On hivenen huolestuttavaa, että johdon sitoutuminen uupuu 44 % työntekijälähettilyysohjelmista.

Työntekijälähettilyysohjelmanne tarvitsee selkeän johtajan: johdon esitaistelijan. Ei vain näyttääkseen esimerkkiä työntekijöille ja muille johtajille, vaan myös antamaan johdon panoksen ohjelman suunnittelussa. Selkeän johdon lisäksi on paikallaan ryhmittyä selkeästi. Altimeterin löydöksissä parhaat tulokset tulevat markkinoinnin ja HR-osaston yhteistyöstä, mutta minun kokemukseni mukaan viestinnän ja HR:n yhteistyö toimii myös.

Mikä lasketaan toiminnaksi? Mittaaminen voisi auttaa.

Menestyksen mittaaminen (sijoituksen perusteleminen)

35 % on vaikeuksia mittaamisessa ja siten työntekijälähettilyysohjelman hyödyllisyyden perustelemisessa.

Yleisin tavoite työntekijälähettilyydelle on levikin kasvattaminen (54 %). Työntekijälähettilyysalusta huolehtii sen mittaamisesta. On olemassa myös työkaluja myynnin kasvun mittaamiseksi (tavoite 38 % ohjelmista), mutta kannustaisin myös ihan vain yksinkertaisesti kysymään työnhakijoilta ja asiakkailta miten he löysivät teidät ja mikä sai heidät valikoimaan teidät.

Kannusta työntekijöitäsi mittaamaan omia toimiaan ja tilejään. Etenkin saatujen kommenttien laadun pitäisi kiinnostaa, koska ymmärryksen aikaansaaminen (tavoite 47 % ohjelmista) on parhaiten toteutuva asia (31 % kuluttajista sanoo ymmärtävänsä paremmin yrityksiä, joissa heidän ystävänsä työskentelevät)!

Varmista, että sinulla on suunnitelma ja tiedät mitä tavoitteita kohti pyritään. Huolehdi, että sinulla on tarvittavat työkalut ja hiottu prosessi paikallaan.

Muut työntekijälähettilyyden haasteet

  • Budjetti 29 %
  • Työkalu/teknologiahaasteet 26 %
  • Sääntöjen noudattaminen (lakien tuomat rajoitukset) 23 %
  • Työntekijät jakavat epäsopivaa sisältöä 8 %
  • Brändiä panettelevat kaappaavat hashtagit yms. 5 %

Kampittaaksesi valtaosan näistä haasteista tarvitset järjestelmällisesti toimivat työntekijälähettilyysohjelman. Huolellinen suunnittelu auttaa sinua varmistamaan, ettet tuhlaa budjettiasi. Hyvien yhteistyökumppanien kanssa selätät teknologiahaasteet ja valmennat kaikki niin, ettei ylilyöntejä tule eikä luomanne sisältö käänny teitä vastaan.

Artikkeli on alunperin julkaistu Smarpissa otsikolla How To Crush Lurking Employee Advocacy Challenges 12.5.2016

Sitouta työntekijä työntekijälähettilyysohjelman hallinnalla

Sitouta työntekijä työntekijälähettilyysohjelman hallinnalla

Kenen pitäisi omistaa organisaation työntekijälähettilyysohjelma? Onko pallo HR:llä vai pikemminkin viestinnällä ja markkinoinnilla?

Altimeter Group raportoi 2014, että valtaosa työntekijöitä sitouttavista aloitteista on HR-osaston johtamia. Bain & Companyn mukaan työntekijöiden energisoituminen tippuu mitä kauempana he ovat toimitusjohtajasta. Ongelmana on johdonmukaisuuden ja viestinnän puute — tieto ei vaan tavoita jokaista työntekijää.

Suurin osa minun vastaanottamistani työntekijälähettilyysvalmennusta koskevista pyynnöistä tulee viestintä- ja markkinointiosastoilta. Useimmiten heidän tavoitteenaan tuntuu olevan brändiviestin levittäminen työntekijöiden verkostoihin. Kyseinen lähestymistapa ei todennäköisesti tee työntekijöistä yhtään sen sitoutuneempia, koska työntekijät eivät juuri asiasta hyödy.

Työntekijälähettilyys tarvitsee molempia: ilman viestintää ei ole paljoakaan vuorovaikutusta ja ilman vuorovaikutusta viestintä muistuttaa papukaijailua. Kenen siis tulisi todella omistaa talon työntekijälähettilyysohjelma?

Työntekijät ohjelman omistajina

Bain & Companyn kysely paljasti myös, että heikoimmin sitoutuneet työntekijät ovat niitä, jotka ovat suoraan tekemisissä asiakkaiden kanssa. Sekä asiakaspalvelu että myynti ovat heikosti sitoutuneita.

Ehdotankin, että myynti- ja asiakaspalveluosastot omistaisivat organisaation työntekijälähettilyysohjelman. Näiden osastojen pitäisi olla energisoituneempia, sillä heillä on eniten tavoitteita saavutettavaksi. He hyötyvät työntekijälähettilyyden lyhentämästä myyntiprosessista. Työntekijälähettilyys on parhaimillaan jatkuvaa pehmeää myyntiä — niin yrityksen, sen tuotteiden ja palveluiden kuin sen taitajienkin myyntiä. Ehkä he jopa muistuttavat verkostojaan ja heillä on ”lähettiläskokemusta”, koska he toimivat asiakkaan kanssa.

Näistä syistä asiakkaita palvelevien työntekijöiden tulisi omistaa työntekijälähettilyysohjelma! Kuinka tämä voidaan toteuttaa?

Sitouta työntekijä suunnittelemalla ohjelma yhdessä

Sitoutuminen ja energisoituminen syntyvät hyvinvoinnista, hyvästä työpäiväkokemuksesta. Sitouta työntekijä päästämällä hänet osallistumaan prosessiin: järjestä kaksisuuntaista keskustelua niin ohjelman suunnittelussa kuin varsinaisessa lähettämisvaiheessa. Älä siis pelkästään kartoita heidän haluaan olla työntekijälähettiläitä, vaan käy keskustelua heidän tavoitteistaan, valmennustarpeistaan, kiinnostuksenkohteistaan jne. Ne työntekijät, jotka ovat asiakkaiden kanssa tekemisissä, pystyvät antamaan tarkkanäköistä tietoa optimaalisista yleisöistä. Anna heille työkaluja hiljaisen tietonsa jakamiseen ja taitojensa vaihtamiseen.

Valitse ohjelman avainrooleihin — kuten yhteisömanageri — sellaisia ihmisiä, joihin työntekijäsi luottavat. Valikoi mukaan ihmisiä, joiden esimerkki ja lähettilyyden aikaansaama sato kannustaa muita mukaan. Suosittelen sinua tekemään valintoja useilta osastoilta.

Avainhenkilöt työskentelevät työntekijälähettilyysohjelmassa lähettiläille. He tekevät tiettyjä päätöksiä ohjelman omistajia varten, kuten työntekijälähettilyysalustan valitsemisen. Heidän täytyy varmistaa, että osastokohtaisia tavoitteita ajetaan ohjelmassa eteenpäin. Ja jotta yritys todella olisi hyvä paikka tehdä töitä, bränditietoisuus kasvaisi ja saataisiin uusia asiakkuuksia, myös työntekijöiden omat tavoitteet ja tarpeet täytyy ottaa huomioon. Sitoutuminen tulee olemaan vahvempaa ja työntekijälähettilyyden tavoitteet saavutetaan varmemmin.

Artikkeli on julkaistu alunperin Smarpin blogissa otsikolla Engaging Employees Through Trust And Ownership helmikuun 11. 2016.

Mikä on työntekijälähettilään porkkana?

Mikä on työntekijälähettilään porkkana?

Millä tolalla on työntekijälähettilyys ja mitä siitä ajatellaan yrityksissä ja organisaatioissa Suomessa? Halusimme tietää, mikä on työntekijälähettilään porkkana, joten laitoimme verkkoon kyselyn jo viime vuoden puolella.

Saimme kelpo saaliin eli lähes 70 vastausta. Se ei tilastollisesti ole vielä merkittävä määrä, mutta sisältää paljon mielenkiintoista ja monille arvokasta tietoa, jonka haluan jakaa.

Suurin osa kyselyyn vastaajista toimii markkinoinnissa tai viestinnässä, yli 100 hengen yrityksissä ja organisaatioissa. Työntekijälähettilyys on lähes kaikille tuttu terminä ja osa vastaajista toimii jo lähettiläänä tai suunnittelee sitä.

Mikä on työntekijälähettiläs?

Kaikki vastaajat määrittelivät yleisellä tasolla työntekijälähettilään henkilöksi, joka vie eteenpäin oman organisaation viestiä niin verkossa kuin sen ulkopuolella. Vastauksissa tuli esiin myös innostuneisuus ja vapaaehtoisuus, jotka molemmat ovat olennaisia asioita työntekijälähettilyydessä. Tässä pari esimerkkiä:

”Aiheestaan innostunut työntekijä, joka jakaa tietoaan ja keskustelee eri medioissa.”

”Työntekijä, joka kertoo yrityksensä asioista niin verkossa kuin muuallakin. Käsitän jokaisen työntekijän työntekijälähettilääksi, jos he tämän roolin ottavat, mutta pelkkä työasioista kavereille jauhaminen ei ole lähettilyyttä, vaan positiivinen jakaminen.”

Työntekijälähettilyyden ohella puhutaan myös sosiaalisesta työvoimasta. Kysyimme, onko se tuttu termi vastaajille ja mitä sillä heidän mielestään tarkoitetaan? Suurin osa vastaajista on kuullut termin ja tietää, että se tarkoittaa henkilöstöä, joka on aktiivinen somessa ja seurustelee yhteisönä niin verkossa kuin sen ulkopuolella.

Organisaation sisältöjä luetaan muttei jaeta

Kyselyn tulosten mukaan ylivoimaisesti suurin osa työntekijöistä lukee organisaation uutisia ja sisältöjä. Kuitenkin vain harva, noin kaksi kymmenestä kertoo näistä sisällöistä eteenpäin. Suurin syy siihen näyttää olevan rohkaisun puute. Kysyimme, miten työpaikallanne rohkaistaan työntekijöitä jakamaan sisältöjä ja tässä eniten mainitut keinot:

  • Ei millään tavalla
  • Intranetin, Yammerin tai muun sisäisen työkalun avulla
  • Sähköpostin avulla
  • Työntekijälähettilyys-alustan (Esim. Smarp) kautta
  • Kasvokkain ja palavereissa
  • Koulutuksissa

Mitä sisältöä halutaan jakaa?

Työpaikoilla tuotetaan ja julkaistaan usein monenlaisia sisältöjä, joita ei kuitenkaan ehkä tarpeeksi hyödynnetä ja joista osa jää jopa pimentoon. Mitä kaikkea sisältöä halutaan työntekijöiden jakavan eteenpäin?

  • Uutisia ja lehdistötiedotteita
  • Sosiaalisen median postauksia
  • Sisältöä, joka ”mainostaa” hienoa yrityskulttuuria
  • Avoimia työpaikkoja
  • Markkinointikampanjoita
  • Työntekijöitä huomioivia sisältöjä
  • Yritysvastuullisuuteen liittyvää sisältöä

Mikä on työntekijälähettilään paras porkkana?

Työntekijälähettilyyden onnistumisen ehtona on, että se hyödyttää tasapuolisesti niin organisaatiota kuin työntekijää. Henkilöstöä motivoi lähettilyyteen juurikin ammatillinen kehittyminen ja oman asiantuntijuuden kasvattaminen. Se on juurikin se paras porkkana.

Miten tämän kyselyn vastaajien mielestä työntekijälähettilyys edistää ammatillista kehittymistä? Heidän mielestään se antaa työntekijöille esimerkiksi:

  • yhden luukun, jossa heillä on pääsy relevanttiin tietoon yrityksestä ja toimialasta
  • mahdollisuuden jakaa yrityksen uutisia ja tietoa sosiaalisessa mediassa
  • valtuudet edistää yrityksen tavoitteita sosiaalisella myynnillä ja mielipidejohtajuudella

Johdon merkitys

Johdon tehtävä työntekijälähettilyys -toiminnassa on toisaalta johtaa omalla esimerkillään ja toisaalta käynnistää ja mahdollistaa organisaation työntekijälähettilyys-toiminta. Monissa organisaatioissa johto saattaa kuitenkin olla se viimeinen taho, joka uskaltautuu toimimaan somessa aktiivisesti.

Johdon aktiivisuus on kirjavaa tämän kyselyn vastaajilla. Suurin osa kertoo, että johto omistaa sosiaalisen median profiilin, mutta ei aktiivisesti toimi somessa. Noin kolmannes vastaajista kertoo, että johto on aktiivinen ja toimii somessa vähintään kerran viikossa.

Melkein viidesosa vastaajista kertoo, että johto ei ole ollenkaan aktiivinen eikä toimi sosiaalisessa mediassa.

Työntekijälähettilyyden suurimmat haasteet

Työntekijälähettilyys -viestinnän tiellä on monissa organisaatioissa vielä esteitä, niin pieniä kuin hieman suurempia. Kysyimme, mitä omalla työpaikalla eniten tarvitaan jotta henkilöstö aktivoituisi toimimaan lähettiläinä ja jakamaan organisaation sisältöä? Tässä päällimmäiset tarpeet:

  • Johdon hyväksyntä
  • Muiden osastojen hyväksyntä (mm. IT, HR, laki)
  • Joustavammat somekäytännöt
  • Suunnitelma ja prosessi
  • Opastusta, neuvoja ja työkaluja
  • Kannustusta ja rohkaisua työntekijöille
  • Sisältöstrategia ja laadukasta sisältöä

Muita haasteita ja syitä työntekijälähettilyyden takkuiluun löytyy myös blogikirjoituksesta ”5 varmaa vaikutinta miksi työntekijä ei lähetä?” Ja muuta painavaa asiaa liittyen työntekijälähettilyys -teemaan löytyy allaolevan listan artikkeleista.

Olisi hienoa kuulla myös sinun mielipiteesi tai omat kokemuksesi työntekijälähettilyydestä tai sen haasteista/esteistä. Jätä oma kommenttisi, niin jatketaan keskustelua!

Zento on yhteisöllisen viestinnän asiantuntijayritys, joka on toiminut vuodesta 2003. Autamme asiakkaitamme viestimään verkossa ja toimimaan työntekijälähettiläinä.

Seuraa meitä:

Ota yhteyttä:

Zento Oy
Rautatienkatu 21B
FI-33100 Tampere

zento@zento.fi
040 5656 273

Tietosuojaseloste