Osallistuin keskiviikkona 11.5.2011 ruokabloggaajille järjestettyyn Food for Trendsetters -kutsuvierastilaisuuteen, jonka järjestäjänä toimi Viestintätoimisto Akvamariini Porter Novelli. Vaikka kyseessä oli nimenomaan suljettu kutsuvierastilaisuus, odotin jo ennen tilaisuutta avointa viestintää aiheesta sosiaalisessa mediassa – etenkin kun kyse oli bloggaajille suunnatusta tapahtumasta.

Tapahtuman tulisi olla Tapahtuma ennen ja jälkeen tapahtuman sekä sen aikana

Hakiessani Googlella sanoilla “food for trendsetters” ennen tapahtumaa, en oikeastaan saanut tulokseksi mitään tapahtumaan viittaavaa: ellei esimerkiksi omaa tweettaustani lasketa.

Tapahtuman luonteelle olisi kuitenkin aivan hyvin sopinut pöhinä verkossa jo ennen tapahtumaa. Pelkästään jo osallistujien tunnelman nostattamiseksi ja siksi, että olisi paikkoja joihin viitata linkeillä asiasta jossain mainitessaan. Puhumattakaan esimerkin antamisesta tapahtumajärjestäjän potentiaalisille asiakkaille, tapahtumassa esiintymässä olevien yritysten nostattamisesta jne. Vaikka tapahtuma ei ollutkaan kaikille avoin, niin jokainen linkki on arvokas ja etukäteispöhinällä saadaan linkkejä.

Kolmituntisesta tapahtumasta olisi myös aivan hyvin ehtinyt raportoida sosiaaliseen mediaan, jolloin esimerkiksi Twitteriä varten laadittu virallinen hashtag olisi tullut tarpeeseen. Virallista raporttia olisi voinut tulla vaikka Akvamariinin omalta Twitter-tililtä ja yleisölläkin olisi ollut mahdollisuutensa – tämä olisi myös mahdollistanut auttavan etäosallistumisen ruokatrendeistä kiinnostuneille. Tapahtuma on mahdollista saavuttaa runsaampi yleisö, kun tapahtuma viedään verkkoon muutenkin kuin markkinoidessa.

Nähtäväksi jää miten tapahtuman jälkeen ruokabloggaajilta väistämättä syntyviä bloggauksia käytetään tapahtuman jälkipyykissä. Lehdistötiedotteet varmaan tavalliseen tapaansa löytävät yleisönsä, mutta miten niitä hyödynnetään nimenomaan Food for Trendsettersin yhteenvedossa ja mahdollisen seuraavan vastaavan tilanteen markkinoinnissa? Tapahtuman jälkeen voidaan juuri monien sisältöjen ansiosta pidentää tapahtuman ikää ja vaikutuksia.

Laita verkko tekemään töitä tapahtumallesi

Hyödynnä se tosiasia, että tapahtumastasi halutaan puhua ennakkoon. Kun tapahtumasi on käynnissä, pistä ihmiset kaivamaan kännykät taskuistaan ja taltioimaan verkkoon kaikki mahdollinen. Ja kun tapahtumasi on ohi, palvele yleisöäsi monimuotoisilla koosteilla ja tiivistelmillä eri kanaviin kertyneestä materiaalista ja palvele itseäsi hyödyntämällä näitä sisältöjä seuraavan tapahtuman etukäteispöhinässä.

Tapahtumajärjestäjän sosiaalisen median muistilista:

  • Missä palveluissa yleisösi on?
  • Mitä niistä käytät tapahtumasi markkinointiin ja millaisella materiaalilla (teksti, kuvat, videot)?
  • Millaista pöhinää ja odotuksia luot ennen tapahtumaa ja kuinka?
  • Aktivoitko puhujia ja näytteilleasettajia kommunikoimaan yleisön kanssa ennen tapahtumaa somen avulla?
  • Onko tapahtumapaikalla langaton verkkoyhteys yleisön käytettävissä?
  • Onko tapahtumalle laadittu oma virallinen Twitter-hashtag raportoinnin varalta?
  • Onko virallinen “venue” Foursquaressa olemassa check-inien varalta?
  • Miten tapahtuman osallistujia aktivoidaan tapahtuman aikana palveluissa ja miten keskustelua seurataan sekä hyödynnetään?
  • Onko jonkun työntekijäsi tehtävänä jo raportoida tapahtuman aikana verkkoon ja aktivoida verkko-osallistujia?
  • Miten levität tapahtumaan jälkeen informaatiota kaikille osapuolille some-kanavilla?
  • Miten aktivoit yleisöä osallistumaan tapahtuman jälkeen ja pidennät tapahtuman elinikää?
  • Miten hyödynnät kertynyttä sisältöä seuraavaa tapahtumaa ajatellen?
  • Miten mittaat tapahtumasi menestystä?

Kesäkuussa Helsingissä järjestettävä Tehosta messuviestintää ja -markkinointia -kurssi käsittelee myös muita kuin messutapahtumia. Olitpa siis tapahtumajärjestäjä tai messujärjestäjä, ilmoittaudu mukaan!

Vanhoille Zenton sivuille saapui seuraavanlaisia kommentteja:

Jussi Linkola: “Hyviä vinkkejä! Voisin lisätä tähän aikoinaan laatimani Twitter-muistilistan: http://jml.kapsi.fi/jussi/2009/10/06/twitter-taustakanavana/

Hanna Takala: “Mahtavuutta Jussi, hyvä linkkivinkki kaikille lukijoille!”


Hanna Takala

Hanna Takala

Hanna T edustaa sosiaaliseen mediaan kasvanutta nuorta polveamme. Tampereen ammattikorkeakoulun taiteen ja viestinnän osastolta medianomiksi valmistunut Hanna on osallistunut esimerkiksi Elonmerkki 2011 -tapahtumassa livebloggaajana kirjan kirjoittamiseen.